Zeitmanagement: „Ich versinke in To-Do’s!“

„Wie soll ich das alles schaffen?“

Meine To-Do-Liste wächst und wächst. Sie ist wie eine moderne Hydra:

Erledige ich einen Punkt, kommen dafür zwei neue hinzu.

Es ist absolut aussichtslos, jemals die ganze Liste abzuarbeiten. Wahrscheinlich geht es dir ähnlich.

Wie soll man da den Überblick behalten und auch noch irgendwie im Leben vorankommen? Geschweige denn auch noch das Leben genießen?

Mit dem Pareto-Prinzip …

Mit dem Pareto-Prinzip habe ich es geschafft einen Blog aufzubauen, einen Podcast zu starten und mehrere Bücher zu schreiben. Und das alles während ich einem ganz normalen 40-Stunden-Job nachgehe und trotzdem noch meine Freizeit genieße.

Was steckt also hinter diesem Pareto-Prinzip?

 

Was ist das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip wurde Anfang des 20. Jahrhunderts von Vilfredo Pareto entdeckt:

Vilfredo untersuchte die Verteilung des Grundbesitzes in Italien und fand heraus, dass etwa 20 % der Bevölkerung ca. 80 % des Bodens besitzen. Diese Verteilung fand sich bei vielen weiteren Untersuchungen, zum Beispiel im Jahr 1989, als man feststellte, dass weltweit 20 % der Bevölkerung über 80 % des Weltvermögens besitzen.

Daraus leitet sich das Pareto-Prinzip ab:

20 % des Aufwandes machen 80 % des Ergebnisses aus.

Deshalb nennt man dieses Prinzip auch die 80/20-Regel.

Was bedeutet das nun?

 

Was bedeutet die 80/20-Regel?

Ganz simpel ausgedrückt:

Wenn du vor einer Aufgabe stehst, kannst du mit 20 % des Gesamtaufwandes 80 % des Ergebnisses erzielen.

Nehmen wir zum Beispiel eine Prüfung:

Es wird niemals der gesamte Lehrstoff abgefragt. Wenn du dich beim Lernen also auf die wichtigsten 20 % des Stoffes konzentrierst, kannst du damit 80 % der Note beeinflussen. Und hast dir eine Menge Zeit gespart.

Das bedeutet im Umkehrschluss, dass du 80 % der Arbeit reinstecken musst, um die übrigen 20 % des Ergebnisses zu erreichen!

Sagen wir also, du hast Lernstoff für 10 Stunden. Wenn du dich auf die wichtigsten 20 % konzentrierst, kannst du in 2 Stunden genug lernen, um eine Note 2 zu bekommen. Um dann aber die Note 1 zu bekommen, müsstest du noch zusätzliche 8 Stunden lernen. Der Aufwand steigt also exponentiell im Vergleich zum Nutzen. Ob es dir das wert ist, musst du natürlich selbst entscheiden.

Ich als ehemaliger Perfektionist, habe für mich beschlossen:

 

80 % sind genug!

„Gut“ ist für mich gut genug. Vor allem, da ich mit diesem Prinzip so unfassbar viel Zeit sparen kann und dabei trotzdem große Fortschritte mache.

„Mut zur Lücke!“ … lautet die Devise. Das hat man bei uns in der Schule früher immer gesagt. Damals habe ich das Prinzip leider noch nicht richtig verstanden. Mittlerweile weiß ich aber:

Die 80/20-Regel gilt bei fast allem, was du tust!

• 20 % deiner Steuererklärung machen 80 % der Erstattung aus (oder der Rückzahlung)
• 20 % deiner wichtigsten Gewohnheiten bestimmen zu 80 % dein Leben
• mit 20 % deiner Freunde verbringst du 80 % deiner Freunde-Zeit
• Und 20 % deiner To-Do-Liste machen 80 % deines Erfolges aus!

Deshalb musst du nicht alle deine To-Do’s erledigen!

Du musst nur die wichtigsten 20 % erledigen!

Die Kunst ist natürlich, zu entscheiden, was die wichtigsten 20 % sind. Ich mache das mit einer einfachen ABC-Methode:

 

Was sind die wichtigsten 20 %?

Ich gehe alle Punkte auf meiner Liste nacheinander durch und frage mich:

Was ist die eine Sache, die mich jetzt am weitesten voran bringt?

Und dann setze ich ein „A“ vor diese Aufgabe. Die übrigen Aufgaben sind „B“ oder sogar „C“.

Ein Beispiel:

Sagen wir, du hättest folgende Punkte auf deiner To-Do-Liste:

[  ] Steuererklärung abgeben bis 31. September
[  ] Buch fertigschreiben
[  ] Flur streichen

Dann würde ich diese To-Do’s folgendermaßen bewerten:

B) [  ] Steuererklärung abgeben bis 31. September -> ist wichtig, aber hat noch Zeit
A) [  ] Buch fertigschreiben -> das bringt mich am meisten voran
C) [  ] Flur streichen -> nicht wichtig und nicht dringend

Und dann würde ich mich zuerst einmal nur um Punkt A) kümmern.

Das ist wichtig:

 

Widme dich der wichtigsten Aufgabe immer zuerst!

 

Denn das ist die Aufgabe, die dich am schnellsten und am weitesten voranbringt.

Leider ist es aber auch genau die Aufgabe, die wir am liebsten vor uns herschieben … und genau damit machen wir uns das Leben oft selbst schwer. Wir prokrastinieren …

Hör auf, die wichtigen Aufgaben aufzuschieben!

Im Leben ist es nicht wie in der Matheprüfung, wo du die leichtesten Aufgaben immer zuerst machen solltest. Wenn du das im Leben machst, verpulverst du deine ganze Energie für die unwichtigen Dinge.

Man nennt das auch „Procrasti-working“: Das ist wenn du all die kleinen schönen Aufgaben um die wichtige Sache herum abarbeitest. Anstatt endlich das Buch fertigzuschreiben, machst du verschiedene Cover-Entwürfe, studierst die Konkurrenz oder bastelst am Layout herum. Oh ja, ich kenne das …

Ja, es fühlt sich toll an, wenn man viele kleine Aufgaben erledigt. Du hast das Gefühl, schneller voranzukommen. Aber dabei bleibt es auch: bei dem Gefühl. Denn in Wahrheit sabotierst du dich damit selbst, denn:

Wenn die Leiter an die falsche Wand angelehnt ist, bringt dich jeder Schritt weiter von deinem eigentlichen Ziel weg!

Es ist mal wieder der ewige innere Kampf mit deinem Schweinehund, der immer auf eine möglichst schnelle Belohnung aus ist. Im Beitrag zum Ändern von Gewohnheiten haben wir  aber herausgefunden, wie du diese Eigenschaft für dich nutzen kannst:

Teile deine wichtige Aufgabe in möglichst kleine Häppchen auf!

 

Das Leben hat eine einfache Regel:

Stelle dich den schwierigen Aufgaben und das Leben wird leicht. Flüchte dich immer zu den einfachen Aufgaben und das Leben wird schwer.

Es ist ganz natürlich, dass wir gerne die Dinge vermeiden und aufschieben wollen, in denen wir nicht gut sind. Diese Dinge sind anstrengend. Jetzt kommt aber das Geheimnis:

Je mehr du dich mit anstrengenden Dingen beschäftigst, desto weniger anstrengend werden sie!

Weil du immer besser wirst, werden dir die schwierigen Aufgaben automatisch immer leichter fallen. Es ist ein umgekehrter Teufelskreis: Die Aufgabe wird immer leichter, deshalb wird der Widerstand immer geringer und du tust immer mehr davon. Wodurch du immer besser wirst …

Deshalb:

 

First things first!

Wenn du es dir zur Gewohnheit machst, die wichtigste und schwierigste Aufgabe immer zuerst anzugehen, wird dir das Leben mit der Zeit immer leichter vorkommen.

Anfangen ist die wichtigste Geheimzutat des Erfolges, wie wir im letzten Beitrag herausgefunden haben, denn:

Du verfehlst 100 % der Schüsse, die du nicht abgibst!​​

Ich habe es mir beispielsweise zur Gewohnheit gemacht, jeden Morgen eine Stunde früher aufzustehen, um zu schreiben. Auch diesen Text schreibe ich gerade um 6:07 Uhr in der Früh. Damit komme ich jeden Tag in meiner wichtigsten Aufgabe einen Schritt voran.

Ja, natürlich kommen auch immer wieder wichtigere und dringendere Sachen dazwischen. Wenn ich noch 3 Monate für das Buch brauche, dann muss ich zwischendurch halt auch mal die Steuererklärung abgeben. Da ich aber jeden Morgen schon an meiner wichtigsten Aufgabe gearbeitet habe, komme ich dort trotzdem stetig voran.

Aber was, wenn ich mehrere wichtige Punkte habe?

 

„Was, wenn fast alles auf meiner Liste wichtig ist?“

Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig!

Das wäre, als würde ich jedes Wort in diesem Text fett schreiben und jeden Satz mit einem Ausrufezeichen beenden! Weil alles wichtig ist, sticht nichts mehr heraus! „Wichtig“ wird das neue Normal!

Deshalb solltest du wirklich darauf achten, dass du das Verhältnis einhältst: 20 % sind wichtig. Nicht 50 % und auch nicht 30 %. Nur 20 %.

Das heißt, wenn du fünf Punkte auf der Liste hast, ist einer davon wichtig. Wenn du diesen wichtigsten Punkt erledigt hast, gehst du die Liste halt nochmal durch und suchst von den vier übrigen Punkten, die sich mittlerweile hydramäßig wieder auf 6 aufgestockt haben, den neuen wichtigsten Punkt heraus.

 

„Aber dann werde ich ja niemals alles erledigen!“

Ganz genau … Die unwichtigen Dinge bleiben halt unerledigt.

Unwichtiges darf unerledigt bleiben!

Lass den Gedanken los, dass du alles erledigen musst. Das ist unmöglich. Es wird immer unerledigte Dinge in deinem Leben geben und das ist OK. Solange du dich um die wichtigsten 20 % in deinem Leben kümmerst.

Tatsächlich habe ich sogar festgestellt, dass sich manche unerledigte To-Do’s sogar irgendwann von selbst erledigen. Weil sie einfach gar nicht mehr relevant sind oder sie für jemand anderen wichtiger waren, der sie erledigt hat.

Die wichtigen Aufgaben zu priorisieren bedeutet auch immer, die nicht so wichtigen wegzulassen. Nein zu sagen, zu dem, was dich nicht voranbringt. Und damit auch oft nein zu sagen zu anderen Menschen, die dir ihre Aufgaben aufbürden wollen.

 

Work smarter, not harder!

Wenn du dich immer auf die wichtigsten 20 % deiner To-Do’s konzentrierst, wirst du damit 80 % des Ergebnisses erzielen. Und das in 20 % der Zeit. Und Zeit ist das kostbarste Gut, dass wir im Leben haben.

Das geht irgendwann in Fleisch und Blut über, sodass du dich bei all deinen Aufgaben fragst:

Wie kann ich mit dem geringsten Aufwand das beste Ergebnis erzielen?

Ich weiß was du jetzt denkst …

 

„Ich bin doch kein Faulpelz!“

Wir alle kennen noch diese Kandidaten aus unserer Schulzeit, die immer nur das Nötigste gemacht haben und versuchten, mit dem geringsten Aufwand irgendwie durchzukommen.

Aber das ist es nicht, wovon ich hier rede. Es geht nicht darum, das Spiel gerade so am Laufen zu halten. Es geht darum, im Leben voranzukommen und deine Ziele zu erreichen. Es geht darum, deine Energie bei den nicht so wichtigen Dingen zu sparen, um sie voll auf die wichtigen Dinge in deinem Leben lenken zu können.

Aber Vorsicht:

 

Tappe nicht in die Feuerlöscher-Falle!

Tappe nicht in die Falle, nur noch die dringenden Aufgaben zu erledigen! Das ist es nicht, was ich hier meine.

Ja, es gibt Sachen, die sind extrem dringend und sollten nicht aufgeschoben werden. Wie die Sache mit der Steuererklärung, wenn die Abgabefrist immer näher rückt.

Aber es gibt auch viele Dinge, die dringend scheinen, die aber nicht wirklich wichtig sind. Diese können dich schwer beschäftigt halten, sodass du das Gefühl hast, nur noch mit dem Feuerlöscher von einem Brandherd zum nächsten zu hechten. Deshalb musst du unbedingt zwischen wichtig und dringend unterscheiden. Eine Frage, mit der mir das gut gelingt, lautet:

Was hat den größten Impact auf mein Leben?

Endlich dieses Buch fertig zu schreiben? Oder die 120 ungelesenen Mails zu beantworten?

Die 120 ungelesenen Mails scheinen dringend. Wenn du mir aber schon einmal eine Mail geschrieben hast, dann hast du wahrscheinlich festgestellt, dass sie nicht zu meinen wichtigsten Aufgaben gehören.

Wenn du dich so immer auf die wichtigsten 20 % konzentrierst, wirst du bald Fortschritte machen, von denen du früher nie zu träumen gewagt hättest. Und obendrein kannst du das Leben dabei auch noch viel mehr genießen, weil du dich eben „nur“ auf die wichtigsten 20 % konzentrierst =)

 

Was steckt dahinter?

Du weißt, was jetzt kommt …

Natürlich steckt hinter dem Prinzip mal wieder nichts anderes als das Loslassen:

Lass die Idee los, alles zu 100 % erledigen zu müssen. Du gewinnst nicht nur sofort mehr Freiheit und Genuss im Leben, sondern die 20 %, auf die du dich konzentrierst, gelingen dir auch noch viel besser. Und da sie 80 % des Ergebnisses ausmachen, wird dein Leben damit auch immer besser.

Loslassen führt zum Erfolg. Das ist der Grund dafür, warum dir alles zufließt, wenn du endlich loslässt, so wie ich es in meinem Buch beschreibe. Erlerne diese eine Fähigkeit und das ganze Leben wird leichter: